Omgaan met personeelstekort: zo pakt Fantaziehuis het aan

Afgelopen voorjaar kreeg kinderopvangorganisatie Fantaziehuis in hoog tempo te maken met een toenemend personeelstekort. Op een aantal locaties in Utrecht kwamen de continuïteit en de kwaliteit onder druk te staan. Hoe gaat Fantaziehuis om met dit personeelstekort?

“Het tempo waarin het personeelstekort afgelopen voorjaar een acuut probleem werd in Utrecht stad, was niet voorspeld.”

Fantaziehuis biedt kinderdagopvang, buitenschoolse opvang en peuteropvang op 17 locaties in de stad Utrecht en 59 locaties elders in Midden-Nederland. Na de tweede coronawinter krijgt Fantaziehuis dit voorjaar, net als veel andere kinderopvangorganisaties, te maken met een prangend personeelstekort. Dit komt niet helemaal uit de lucht vallen.

In de twee voorgaande jaren is al in toenemende mate krapte ontstaan op de arbeidsmarkt in de kinderopvang. Fantaziehuis spant zich op verschillende manieren in om hierin mee te bewegen. Zo wordt breder en actiever gezocht naar nieuwe pedagogisch medewerkers en hard gewerkt aan het terugdringen van ziekteverzuim en het langer vasthouden van medewerkers.

Acuut probleem
Het tempo waarin het personeelstekort afgelopen voorjaar een acuut probleem werd in Utrecht stad, was niet voorspeld en ook niet voorzien. Nadat UWV in januari een sterke toename in het aantal vacatures in de kinderopvang constateerde, vooral in de Randstad en in het bijzonder in de stad Utrecht, steeg de krapte op de arbeidsmarkt in het voorjaar pijlsnel naar recordhoogte.

Fantaziehuis spant zich lang in om alle kinderen opvang te blijven bieden. Bestuurder Rob van den Broek: “Voor ouders is het vaak een groot probleem als zij niet op de opvang terecht kunnen. We wilden ook aan onze contractuele verplichting met ouders blijven voldoen. De kinderopvang heeft bovendien een maatschappelijke functie. Goede kinderopvang draagt bij aan de ontwikkeling van kinderen en ondersteunt ouders bij het combineren van werk en zorg. Verder kan krimp in de kinderopvang het personeelstekort in andere sectoren versterken, doordat ouders minder moeten gaan werken. De overheid ziet dit ook.”

In Utrecht stad wordt openblijven in het tweede kwartaal een steeds grotere uitdaging. Steeds vaker wordt tot het laatste moment naar invalkrachten gezocht, steeds vaker springt een pedagogisch coach, teamleider of collega van een andere locatie bij. Op een aantal locaties in Utrecht komt de kwaliteit hierdoor onder druk te staan. Er zijn te weinig vaste gezichten voor de kinderen en soms alsnog te weinig medewerkers op het aantal kinderen. Dit leidt ertoe dat de GGD op twee kinderdagverblijven en twee BSO’s in Utrecht tekortkomingen constateert. Op 9 juni wordt BSO Waterwin op last van de GGD zelfs korte tijd gesloten.

Ongekende maatregelen
Bestuurder Rob van den Broek: “Sluiting van een locatie hadden we bij Fantaziehuis nog nooit meegemaakt. ‘Waterwin’ heeft ons duidelijk gemaakt dat we niet konden ontkomen aan ongekende maatregelen zoals het opzeggen van contracten met ouders.”

”We weten nú dat het acute personeelstekort zoals zich dat dit voorjaar liet zien, geen tijdelijke extra krapte na de coronaperiode was, maar dat we ons voor langere tijd moesten instellen op het werken met een kleiner personeelsbestand. Aanvankelijk was dit niet zo duidelijk. Overigens speelt deze situatie voor Fantaziehuis vooral in Utrecht stad. Op onze andere locaties voelen we de krapte op de arbeidsmarkt ook wel, maar neemt dit vooralsnog minder grote vormen aan.”

Fantaziehuis heeft de sluiting van BSO Waterwin aangegrepen om te komen tot een structurele, organisatiebrede aanpak van het personeelstekort. Tonny van Santen, manager kwaliteit: “In de zomerperiode hebben we voor alle locaties opnieuw de vaste personeelsbezetting bepaald en de daarbij behorende opvangcapaciteit berekend. Op basis daarvan zijn verschillende groepen gesloten. Zo ging BSO Waterwin terug van 166 naar 90 kindplaatsen. Met een aantal ouders werd het contract opgezegd met inachtneming van de opzegtermijn. We hebben geprobeerd dit voor ouders zo pijnloos mogelijk te maken, bijvoorbeeld door bij de BSO de opvang te sluiten voor de oudste kinderen.”

Daarnaast zijn maatregelen genomen om de werkdruk te verlagen. Van Santen: “Voor alle locaties in Utrecht stad zijn groepshulpen aangetrokken om pedagogisch medewerkers te ondersteunen bij huishoudelijke en administratieve taken. Zo hebben zij meer tijd voor de kinderen. Ook de overige locaties krijgen een groepshulp. Verder hebben BSO’s meer tijd gekregen voor de dagstart, om ze ruim gelegenheid te geven de middag voor te bereiden voordat de kinderen komen. Daarnaast zijn invalkrachten voor langere tijd vastgelegd, zodat zij onderdeel zijn van het team. Bij onverwachte ziekte van een pedagogisch medewerker wordt sneller besloten een groep voor een dag te sluiten. Dit doen we om het werken met vaste gezichten en de stabiliteit op de groep te bewaken. De communicatie naar ouders hierover heeft daarbij de volle aandacht.”

“Onze maatregelen hebben duidelijk effect gehad. Dat ziet de GGD ook.”

Kim van Bodengraven, nieuwe manager van onder meer BSO Waterwin, vult aan: “Bij BSO Waterwin hebben we ook opnieuw gekeken naar het dagritme. Dat was door het vele werken met invalkrachten niet meer zo helder. We hebben met de kinderen overlegd wat zij een fijne BSO vinden. Hoe lang willen ze bijvoorbeeld buiten spelen? Ook hebben zij meebeslist over nieuwe materialen. Bovendien hebben we tijdelijk een pedagogisch coach aan het team toegevoegd om door coaching on the job de pedagogische kwaliteiten van medewerkers te verhogen.”

Oordeel GGD
Operationeel directeur Karin van Leeuwen: “Onze maatregelen hebben duidelijk effect gehad. Dat ziet de GGD ook. Bij BSO Waterwin, bijvoorbeeld, is de GGD sinds de heropening vijf keer langs geweest om de situatie te beoordelen. De GGD zag daarbij steeds een stijgende lijn. Zo constateerde de GGD op 27 juni dat er sprake was van ‘een voldoende veilig klimaat en verantwoorde kinderopvang’. En op 1 augustus ‘een veilige en verantwoorde pedagogische praktijk’, waarbij ook het inzetten van voldoende beroepskrachten positief werd beoordeeld.”

Ook bij BSO ’t Zand ziet de GGD de verbeteringen terug. Hier is het aantal kindplaatsen teruggebracht van 59 naar 49 en is een vast team van drie ervaren medewerkers gevormd. Op 19 september constateert de GGD dat Fantaziehuis aan de getoetste eisen van de Wet kinderopvang voldoet. De twee Utrechtse kinderdagverblijven waar de GGD dit voorjaar tekortkomingen constateerde, zijn nog niet opnieuw bezocht door de GGD.

“Ouders weten inmiddels dat krapte op de arbeidsmarkt een algemeen probleem is.”

Begrip van ouders
Van den Broek: “Het structureel of incidenteel sluiten van een groep is moeilijk voor de betreffende ouders. We merken in onze contacten dat veel ouders hier nu wel begrip voor hebben gekregen. Dit voorjaar was de kinderopvang een van de eerste sectoren waarin personeelstekort zulke grote gevolgen had. Inmiddels heeft dit zich in veel meer sectoren voorgedaan, denk aan de problemen van Schiphol afgelopen zomer. Ouders weten inmiddels dat krapte op de arbeidsmarkt een algemeen probleem is. En ook ouders vinden stabiliteit op de groep belangrijk.”

Nieuwe uitdagingen
De uitdagingen op de arbeidsmarkt in de kinderopvang zijn hiermee niet van de baan. De krapte is nog altijd zeer groot, waardoor vertrek van een medewerker hard aankomt. Ook is er een trend onder pedagogisch medewerkers om verder te gaan als ZZP’er. Daarvoor hebben zij verschillende motieven. Het werken in de kinderopvang is voor vaste medewerkers inhoudelijk steeds minder aantrekkelijk geworden, onder andere door de Wet IKK. ZZP’ers hebben geen administratieve neventaken, en kunnen zich volledig richten op de kinderen. Een andere motivatie is dat ZZP’ers meer verdienen – ook al omdat zij vaak geen arbeidsongeschiktheids- en pensioenverzekering afsluiten, en onvoldoende reserves opbouwen voor mindere tijden.

Voor Fantaziehuis leidt dit tot een dilemma: door te werken met ZZP’ers kun je meer kindplaatsen bieden, terwijl tegelijkertijd de druk op vaste medewerkers toeneemt. Fantaziehuis vindt dat vaste medewerkers de kern van de organisatie moeten vormen en wil het werken met ZZP’ers zoveel mogelijk gaan afbouwen. Om dit te bereiken wil Fantaziehuis een dienstverband zo aantrekkelijk mogelijk maken, onder meer door in te zetten op talentontwikkeling.